协 会 章 程
(2024）
第 1 部分 – 定义和解释
定义
1.1 本章程中：
“法案”指不时修订的不列颠哥伦比亚省社团法；
“理事会”指协会的理事们；
“章程”指本章程及其不时修改的部分。
适用本法定义：
1.2 本法中的定义适用于本章程细则。
如与法律或法规相冲突
1.3 如果本细则与《法案》或《法案》下的条例有冲突，则以《法案》为准。
第 2 部分 – 会员
会员申请
2.1 任何人均可向理事会申请成为本协会的会员，理事会接受其申请后，该人即成为会员。会员可以自由退出。协会对会员资料保密。
会员职责
2.2 每位会员必须拥护本会的章程，维护协会利益，遵守本会的细则。
会费金额
2.3 如理事会决定收取年度会员费，其金额必须由理事会决定。 会员须按照规定交纳会费，会费由协会理事会统筹使用。
会员资格冻结
2.4 如果会员未能缴纳年度会费（如有），或者被理事会议认定不符合协会标准，则该会员资格被冻结。
会员资格冻结的不得投票
2.5 会员资格被冻结的
(a) 不得在会员大会上投票，并且
(b) 不被视为投票或选举成员。
如果会员资格被冻结，本协会则有权终止其会员资格
2.6 如果一个人连续六个月没有保持会员存续资格，或被认定对协会利益冲突，协会有权终止其会员资格。
第3部分——会员大会
会员大会的时间和地点
3.1 协会必须召开会员大会，时间地点由理事会决定。
会员大会的日常事务
3.2 在会员大会上，下列事务属于例行事务：
(a) 通过议事规则；
(b) 审议提交会议的协会的任何财务报表；
(c) 审议理事或审计师的报告（如有）；
(d) 选举或任命理事；
(e) 任命审计师（如有）；
(f) 理事会报告中产生的无需通过特别决议的事务。
特殊事务通知
3.3 会员大会通知必须详细说明会议上将要讨论和汇报的任何事，以便收到通知的成员能够做出合理的判断和准备。
大会会长
3.4 下列人士有权担任会员大会会长：
(a) 理事会任命的担任会议会长的个人（如有）；
(b) 如果理事会未任命个人担任会长，或者理事会任命的个人无法担任会长，
会长
(ii) 如果会长无法主持会议，则由副会长主持，或者
(iii) 其他理事， 如果会长和副会长均无法主持会议，则必须主持会议。
大会替补会长
3.5 如果根据本章程没有人能够在会议召开时间后 15 分钟内主持大会，则有投票权的会员 出席会议的人必须选举一位出席会议的个人担任替补会长。
需要法定人数
3.6 除选举会议会长、休会或终止会议外，不得在会员大会上处理其他事务，除非有投票权的成员达到法定人数。
大会法定人数
3.7 会员大会处理事务的法定人数为 3 名投票成员或 10% 投票成员，数字以较大者为准
会议开始时缺乏法定人数
3.8 如果在召开会员大会规定时间后 30 分钟内，投票成员人数未达到法定出席人数
(a) 如果会议是应会员要求召开的，则会议终止；
(b) 在其他情况下，会议延期至下周同一天的同一时间举行，尽量同一地点，如果在延期会议续会时，在预定举行延期会议的时间后30分钟内仍未达到法定人数，则出席的具有投票权的成员即构成该会议的法定人数。
如果法定人数不再存在
3.9 如果在会员大会期间，出席的有表决权成员人数不再达到法定人数，则正在进行的事务必须暂停，直到达到法定人数为止。出席或直到会议休会或终止。
会长宣布休会
3.10 会员大会会长可以或必须，在会议上有表决权的成员的指示下，不时休会，并且，如果适用的话，可以从一个地方到另一个地方，但除了延期会议上未完成的事务外，延期会议继续进行时不得处理任何其他事务。
延期会员大会继续召开的通知
3.11 无需发出延期会员大会续会通知，也无需发出延期会员大会续会上要处理的事务通知，但当会员大会续会 30 天或更长时间时，必须发出延期会议续会通知。
会员大会议事日程
3.12 会员大会的议事程序如下：
(a) 如有必要，选举一名个人主持会议；
(b) 确定是否达到法定人数；
(c) 批准议程；
(d) 批准上次会员大会的会议记录；
(e) 处理上届会员大会未完成的事项；
(f) 如果该会议是年度会员大会，
(i) 收到协会上一财政年度财务报表的理事报告，以及有关这些报表的审计报告（如有），
(ii) 收到自上届年度会员大会以来理事活动和决定的任何其他报告，
（三）选举或任命理事，以及
(iv) 任命一名审计师（如有）；
(g) 处理新事务，包括会议通知中已向成员发出通知的任何事项；
(h) 终止会议。
投票方式
3.13 在会员大会上，投票必须以举手表决、口头投票或其他能够充分披露投票成员意图的方式进行。
公布结果
3.14 会员大会会长必须宣布每次投票的结果，并且该结果必须记录在会议记录中。
不允许代理投票
3.15 不允许代理投票。
会员大会以普通决议决定的事项
3.16 会员大会决定的事项必须以普通决议方式决定，除非《社团法》或本章程规定该事项必须以特别决议方式决定，或者以其他投票门槛高于普通决议的决议方式决定。
第 4 部分 – 理事
理事会成员人数
4.1 本会必须拥有理事不少于3名，不多于11名。
选举或任命理事
4.2 在年度会员大会上，有权投票选举或任命理事的投票成员选举或任命理事会。暂定每年选举理事和会长，理事会可通过决议修改为每1-3年选举。但任何情况下会长都不可以连续任期超过3年。
理事可填补理事会的临时空缺
4.3 理事会可随时任命一名成员为理事，以填补因理事辞职、死亡或任职期间丧失行为能力而出现的理事会空缺。
填补临时空缺的理事的任期
4.4 理事会任命填补空缺的理事，在其离职导致空缺的个人任期剩余部分结束时，不再担任理事。
第 5 部分 – 理事会议
召集理事会议
5.1 理事会议可由理事长或其他两名理事召集。
理事会议通知
5.2 必须至少提前 2 天通知召开理事会议，除非所有理事同意缩短通知期。
尽管没有发出通知，法律程序仍然有效
5.3 因意外原因未向理事发出理事会议通知，或理事未收到通知，并不会导致会议程序无效。
理事会议的举行
5.4 理事会议必须按照Robert议事规则举行会议和议事程序,通过投票决定重要事项（特别是新项目、重大调整，对外合作），并记录在案，所有会议纪要必须可以公开查询。
理事法定人数
5.5 理事会议事处理事务的法定人数为多数理事。
第 6 部分 – 理事会职位
选举或任命理事会职位
6.1 理事必须经选举或任命担任下列理事会职位，除理事长外，理事可以担任多个职位：
(a) 会长；
(b) 副会长；
（c）秘书；
（d）财务主管。
全体理事
6.2 除本章程规定的职位外，还被选举或任命担任理事会职务的理事，均被选举或任命为全体理事。
会长的角色
6.3 会长为理事会会长，负责监督其他理事履行职责。
副会长的职责
6.4 副会长为理事会副会长，在会长无法履行职务时，负责履行会长的职责。
秘书的职责
6.5 秘书负责做以下事情或作出以下必要安排：
(a) 发出会员大会和理事会议通知；
(b) 记录会员大会和理事会议事记录；
(c) 根据本法保存协会的记录；
(d) 处理理事会的通信；
（e）提交协会的年度报告，并根据《法案》向注册官提交任何其他文件。
秘书缺席会议
6.6 如果秘书缺席会议，理事会必须指定另一名个人担任会议秘书。
财务主管的职责
6.7 财务主管负责做以下事情或作出以下必要安排：
(a) 接收并存储从会员或其他来源募集的资金；
(b) 保存有关协会财务交易的会计记录；
(c) 编制协会的财务报表；
(d) 向协会提交与税务相关的申报文件。
第 7 部分 – 理事薪酬及签字权
理事薪酬
7.1 本章程不允许协会向理事支付担任理事的报酬，但协会可以根据《法案》向理事支付以其他身份向协会提供的服务的报酬。理事可以报销批准的采购花费。
签署权
7.2 协会签署的合同或其他记录必须由协会代表签署。
(a) 会长及另外一名理事，
(b) 如果会长无法提供签名，则由副会长和另一名理事共同签署，
(c) 如果会长和副会长均无法提供签名，则由其他 2 名理事提供，
(d) 或在任何情况下，由理事会授权的一人或多人代表协会签署记录。
第 8 部分 – 其他
8.1 协会成立的使命和宗旨已在组织宪章中阐明，是由华人运营的专注服务华人社区的社团，通过组织或参与文化活动，达到传承中华文化和传播中国元素的目的，并增加社区凝聚力和影响力。协会成立初即确定不开展依赖于政府资助才能开始的业务，协会以自筹，捐款和经营为主要收入来源。本条如需修订，需经年度会员大会4/5以上投票通过。
8.2 协会工作语言为中文和英文。任何文件的文本可以是中文，也可以是英文。同一文件拥有两种文本而内容有出入时，以中文文本为准。
8.3 协会一旦解散，协会的所有财产和资金应捐献给理事会确定的非盈利性组织。